Krijg je het benauwd bij de gedachte aan een onverwacht bezoek van de fiscus? Geen paniek. Een fiscale visitatie is in bepaalde gevallen toegestaan, maar ook dan heb je rechten. Natuurlijk zijn er verplichtingen waar je rekening mee moet houden, maar je recht op privacy blijft altijd gelden, zelfs wanneer de fiscus onaangekondigd voor je deur staat.
Wat is een fiscale visitatie?
Tijdens zo’n bezoek kan een belastingcontroleur nagaan wat de aard en middelen van je beroepsactiviteiten zijn. Ze mogen je boekhouding inkijken en bewijsstukken controleren, maar dat wil niet zeggen dat ze zomaar overal toegang toe hebben.
Je hebt als belastingplichtige een medewerkingsplicht, maar geen verplichting tot volledige openstelling. Voor het betreden van ruimtes, het openen van kasten of het doorzoeken van computers is je toestemming vereist. Weiger je dat expliciet, dan moeten de controleurs dat respecteren, ze mogen geen toegang forceren. Weiger je niet uitdrukkelijk, dan wordt aangenomen dat je toestemming geeft.
Let op: het weigeren van toegang of medewerking kan administratief gesanctioneerd worden met een fiscale boete, afhankelijk van de omstandigheden en je verklaring.
Wat mag wel en niet bij een onaangekondigd bezoek?
Fiscale ambtenaren mogen boeken en bewijsstukken inkijken én eventueel meenemen, ook van lopende boekjaren. Willen ze er stukken van meenemen, dan mag dat enkel voor afgesloten boekjaren. In dat geval moet je binnen vijf werkdagen een proces-verbaal ontvangen.
Privébestanden of andere irrelevante gegevens mogen niet meegenomen worden. Proberen ze dat toch, dan mag je dit beleefd weigeren en vragen om je bezwaar in het proces-verbaal op te nemen.
Wat telt als een beroepslokaal?
Een beroepslokaal is elke ruimte waar beroepsactiviteiten plaatsvinden of waarvan de fiscus vermoedt dat die beroepsmatig gebruikt wordt. De fiscus heeft het recht om deze ruimtes te bezoeken op elk moment dat er gewerkt wordt.
Gaat het om een privéwoning of een bewoonde ruimte (denk aan een thuiskantoor)? Dan gelden er strengere regels. In dat geval is toegang enkel toegestaan tussen 5u en 21u, en mits een voorafgaande machtiging van de politierechter.
Voertuigen vallen wel onder het visitatierecht. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van een kilometerstand. Gaat het om een btw-controle, dan heeft de fiscus iets meer speelruimte.
Woon en werk je op hetzelfde adres?
Dan is het belangrijk dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen werk- en privéruimtes. Alleen het werkgedeelte is toegankelijk voor de fiscus. Dit voorkomt discussie en vergemakkelijkt de controle.
In principe mag alleen jij als belastingplichtige toegang verlenen tot ruimtes en documenten. Fiscale ambtenaren mogen partners, werknemers of familieleden niet aanspreken, tenzij ze officieel gemachtigd zijn. Let op: hierover bestaat wisselende rechtspraak, dus wees voorzichtig met het uitdelen van machtigingen en beperk wie toegang heeft tot je gegevens.
Vraag altijd naar het aanstellingsbewijs
Bij een onverwachte controle is je eerste stap simpel: vraag naar het aanstellingsbewijs van de controleur. Een ambtenaar van de FOD Financiën moet zich altijd identificeren. Daarnaast is het verstandig om meteen fiscale bijstand in te roepen.
Bij Van Hooff Accountancy staan we klaar om je hierin te begeleiden. We helpen je niet alleen tijdens een controle, maar ook bij de voorbereiding. Het opstellen van een draaiboek met daarin wat te doen bij een fiscale visitatie is absoluut een aanrader. Zo weet je exact wat je rechten en plichten zijn en dat scheelt een hoop stress.
Meer weten over je rechten en plichten?
Wil je preventief een plan opstellen, meer weten over het verloop van een fiscale visitatie, of heb je andere vragen? Bij Van Hooff Accountancy zijn we thuis in deze materie en gidsen we je graag door de juiste aanpak. Maak een afspraak en kom langs, de koffie staat alvast klaar.
